交通費精算で飛行機と新幹線は別

地下鉄で一区間を利用するとだいたい200円前後でしょう。バスも1回あたり200円ぐらいです。都市部で営業として回るときは200円を1回としてそれを何回か行うこととになるのでしょう。10回すればそれで2千円になります。でも1回移動しただけで数千円から数万円かかるようなものもあります。新幹線や飛行機を利用する時です。そこである会社の交通費精算は、飛行機と新幹線の利用は別扱いになっています。申請する書類自体も別で、領収書なども添付しなければいけません。その分他のものと区別されて早めに処理を行ってもらえます。東京と大阪を往復するとなると数万円ぐらい必要になりますから、それを1週間、1箇月も待たされるのは生活にも影響してきます。社員としては回数券などを利用した場合でもそれで書類を提出しなければいけないことになっています。

交通費精算で行われる仮払の制度

経費の支払いについては通常は事後に支払う形になります。客先に茶菓子を持って行く時でも、鉄道を利用するときにもとりあえずは社員が支払いをし、申告や申請をして後でもらうのです。社員はお金を立て替えるのですが、それなりに給料をもらっている人なら立替もできますが、新入社員になると生活費が少ない場合があります。そこで交通費精算の仕組みに仮払制を導入しているところがあります。ある程度使う金額が予想できる場合に、その金額の前後の金額を仮払いしてもらうのです。3万5千円ぐらいかかるなら3万円や4万円を仮払いします。実際に使ったとは、足りない金額があるときはその分の請求をし、もらいすぎていた場合は返金する処理を行います。経理科目としては仮払金として表示されるようになります。社員はすぐに精算処理を行う必要があります。

交通費精算は表計算ソフトで作成して印刷

頭のいい人は字が汚いと誰かが言っていました。頭で考えていることを表現しようとしてもついていかないからだそうです。そう言って字が汚い人は自分は頭がいいからとごまかすこともあるようです。字が汚いと自覚している人は、字をきれいにするように努力する必要があります。でも最近は字を書く機会が少なくなってきているようです。交通費精算を行うとき、手書きで書類を作成しなければいけませんでした。しかし字が汚いと言われたり、計算ミスが多いとも言われました。何とかしないといけないと思い考えたのが表計算ソフトでの作成です。フォームを作成して記入をし、印刷して提出をしました。するとわかりやすいとの評判が得られるようになりました。それからは徐々に表計算での提出が増えてきたようです。転記ミスはまだありますが、計算ミスもなくなりました。

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